Nachricht vom 08.04.2021 | 15:07

Salzgitter Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 19.05.2021 in Salzgitter mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: Salzgitter Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
08.04.2021 / 15:07
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

Salzgitter Aktiengesellschaft

Salzgitter

Wertpapier-Kenn-Nr. 620 200
ISIN: DE0006202005

Einberufung der Hauptversammlung 2021

 

Information nach § 125 Abs. 1 und 5 AktG i.V.m. Art. 4 Abs. 1 und Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212

A.

Inhalt der Mitteilung

1.

Eindeutige Kennung des Ereignisses: Ordentliche Hauptversammlung der Salzgitter Aktiengesellschaft am 19. Mai 2021

2.

Art der Mitteilung: Einberufung der Hauptversammlung

B.

Angaben zum Emittenten

1.

ISIN: DE0006202005

2.

Name des Emittenten: Salzgitter Aktiengesellschaft

C.

Angaben zur Hauptversammlung

1.

Datum der Hauptversammlung: 19. Mai 2021 (20210519)

2.

Uhrzeit der Hauptversammlung: 10:00 Uhr MESZ (8:00 Uhr UTC)

3.

Art der Hauptversammlung: Ordentliche Hauptversammlung

4.

Ort der Hauptversammlung: Ort der Hauptversammlung im Sinne des AktG: Eisenhüttenstraße 99, 38239 Salzgitter, Deutschland

5.

Nachweisstichtag/Aufzeichnungsdatum: Beginn des 28. April 2021 (20210428)
Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 28. April 2021 zu beziehen.

6.

Internetseite der Hauptversammlung / Uniform Resource Locator (URL): https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

 

Tagesordnung auf einen Blick

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Salzgitter Aktiengesellschaft und des Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020 mit dem gemeinsamen Lagebericht und dem Bericht des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

5.

Nachwahl von Aufsichtsratsmitgliedern

6.

Beschlussfassung zur Änderung der Aufsichtsratsvergütung

 

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

hiermit laden wir Sie ein zur ordentlichen Hauptversammlung der Salzgitter Aktiengesellschaft, die am Mittwoch, dem 19. Mai 2021, 10:00 Uhr,

in den Geschäftsräumen in Salzgitter, Eisenhüttenstraße 99, stattfindet.

Aufgrund der behördlichen Untersagung der Durchführung von Großveranstaltungen zur Vermeidung der Infizierung der Teilnehmer mit dem SARS-Coronavirus-2(COVID-19-Pandemie) wird die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Teilnahme der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten erfolgt im Wege elektronischer Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgend im Anschluss an die Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen im Abschnitt 'Anmeldung und weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung' genannten Bestimmungen und Erläuterungen.

 

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Salzgitter Aktiengesellschaft und des Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020 mit dem gemeinsamen Lagebericht und dem Bericht des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand vorgelegten Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020 (1. Januar bis 31. Dezember 2020) am 10. März 2021 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat deshalb zu diesem Tagesordnungspunkt keinen Beschluss zu fassen.

Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, der gemeinsame Lagebericht, der erläuternde Bericht zu den Angaben gemäß § 289a Absatz 1 und § 315a Absatz 1 HGB im Lagebericht sowie der Bericht des Aufsichtsrats sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

zugänglich und werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

Der Jahresabschluss der Salzgitter AG zum 31. Dezember 2020 weist keinen Bilanzgewinn aus. Daher sieht die Tagesordnung der diesjährigen Hauptversammlung keine Beschlussfassung über die Verwendung eines Bilanzgewinns vor.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen:

 

Den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

 

Den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor zu beschließen:

 

Die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover, wird zum Abschlussprüfer sowohl des Jahres- als auch des Konzernabschlusses der Salzgitter Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2021 gewählt.

Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Absatz 2 Unterabsatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 vom 16. April 2014 erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine vertragliche Verpflichtung auferlegt wurde, welche die Auswahlmöglichkeiten im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers beschränkt hätten.

5.

Nachwahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Herr Dr. Dieter Köster, der dem Aufsichtsrat seit 2008 als Vertreter der Aktionäre angehört, hat sein Aufsichtsratsmandat zum 30.06.2021 niedergelegt. Herr Dr. Werner Tegtmeier hat sein Aufsichtsratsmandat zum Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung 2021 niedergelegt. Herr Dr. Tegtmeier gehört dem Aufsichtsrat seit 2008 als weiteres Mitglied an.

Es bedarf somit der Nachwahl eines Vertreters der Aktionäre und des weiteren Mitglieds. Die Vertreter der Aktionäre werden auf Vorschlag des Aufsichtsrats von der Hauptversammlung gewählt. Das weitere Mitglied wird durch die Hauptversammlung auf Vorschlag der Aktionärsvertreter und der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat gewählt.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach den Vorschriften des Gesetzes zur Ergänzung des Gesetzes über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer in den Aufsichtsräten und Vorständen der Unternehmen des Bergbaus und der Eisen und Stahl erzeugenden Industrie (MontanMitbestErgG) vom 7. August 1956 in seiner Fassung vom 24. April 2015 - dort insbesondere §§ 5 und 5a -, nach den Bestimmungen des Aktiengesetzes - dort insbesondere § 96 - und nach § 7 Ziffer 1 der Satzung aus einundzwanzig Mitgliedern zusammen, davon zehn Anteilseignervertreter, zehn Arbeitnehmervertreter und ein weiteres Mitglied. Mindestens 30 % der Aufsichtsratsmitglieder müssen Frauen und mindestens 30 % müssen Männer sein. Demnach müssen mindestens sechs Sitze im Aufsichtsrat von Frauen und mindestens sechs Sitze von Männern besetzt sein. Der Mindestanteil ist vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen. Der Gesamterfüllung wurde für diese Wahl weder von der Seite der Anteilseignervertreter noch von der Seite der Arbeitnehmervertreter widersprochen. Derzeit gehören dem Aufsichtsrat sechs Frauen an.

a)

Auf Empfehlung seines Nominierungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, mit Wirkung ab dem 1. Juli 2021 bis zum Ablauf der laufenden Amtsperiode des Aufsichtsrats zum Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen:

Herrn Klaus Papenburg, Halle/Saale
Mitglied des Vorstands der GP Günter Papenburg AG

-

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

*

keine

-

Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

*

STOCKMEIER Holding GmbH (Beirat)

Zwischen dem Salzgitter-Konzern und der GP Günter Papenburg-Unternehmensgruppe bestanden in den letzten Jahren geschäftliche Beziehungen mit einem Jahresumsatz zwischen 700 und 950 T€ in Form von Stahllieferungen im Bereich Maschinenbau.

b)

Die Anteilseignervertreter und die Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat schlagen vor, zum weiteren Mitglied des Aufsichtsrats mit Wirkung ab Ablauf der Hauptversammlung am 19. Mai 2021 bis zum Ablauf der laufenden Amtsperiode des Aufsichtsrats zu wählen:

Herrn Frank Klingebiel, Salzgitter
Hauptamtlicher Oberbürgermeister der kreisfreien Stadt Salzgitter

-

Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

*

Braunschweigische Landessparkasse (Verwaltungsrat, Kreditausschuss und Förderausschuss, 1. stellv. Vorsitzender)

*

Öffentliche Versicherung

*

Helios Klinikum Salzgitter GmbH (stellv. Vorsitzender und Beiratsmitglied)

-

Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

*

WEVG Salzgitter GmbH & Co. KG (Aufsichtsrat, Vorsitzender)

*

ASG Abwasserentsorgung Salzgitter GmbH (Aufsichtsrat)

*

Entsorgungszentrum Salzgitter GmbH (Aufsichtsrat, Vorsitzender)

*

Projektgesellschaft Salzgitter-Watenstedt GmbH (Aufsichtsrat, Vorsitzender)

*

Wohnungsbaugesellschaft mbH Salzgitter (Aufsichtsrat)

*

Kraftverkehrsgesellschaft mbH Braunschweig (Aufsichtsrat)

*

Allianz für die Region GmbH (Aufsichtsrat)

Zwischen der Stadt Salzgitter und denjenigen Gesellschaften des Salzgitter-Konzerns, deren Geschäftsaktivitäten auf dem Gebiet der Stadt liegen, bestehen öffentlich-rechtliche Beziehungen aufgrund von Genehmigungen, Verfügungen, Bescheiden, die in der Zuständigkeit der Stadt liegen, sowie unmittelbare oder mittelbare Vertragsbeziehungen zu Unternehmen, an denen die Stadt beteiligt ist, insbesondere zu Versorgungsunternehmen. Ferner bestehen gesellschaftsrechtliche Beziehungen aufgrund der Beteiligung an Gemeinschaftsunternehmen.

Die Hauptversammlung ist nicht berechtigt, zum Wahlvorschlag des weiteren Mitglieds Gegenvorschläge zu machen.

Die Lebensläufe des vorgeschlagenen Anteilseignervertreters und des vorgeschlagenen weiteren Mitglieds finden Sie weiter unten in dieser Einberufung.

6.

Beschlussfassung zur Änderung der Aufsichtsratsvergütung

Die aktuelle Regelung der Aufsichtsratsvergütung - beschlossen von der Hauptversammlung vom 23. Mai 2013 und zuletzt bestätigt durch Beschluss der Hauptversammlung am 8. Juli 2020 - zur Zahlung von Sitzungsgeld lautet:

 

'Jedes Mitglied des Aufsichtsrats und jedes Mitglied eines Ausschusses des Aufsichtsrats erhält zusätzlich je Sitzungsteilnahme ein Sitzungsgeld von 500,00 EUR. Hiervon sind Ausschusssitzungen ausgenommen, die am Tage einer Aufsichtsratssitzung stattfinden. Die Teilnahme an einer fernmündlichen Konsultation und Beschlussfassung gilt nicht als Sitzungsteilnahme.'

Zweck des Satzes 'Die Teilnahme an einer fernmündlichen Konsultation und Beschlussfassung gilt nicht als Sitzungsteilnahme.' war seinerzeit die Klarstellung, dass für gelegentliche kurze telefonische Konsultationen und Beschlussfassungen zu Einzelfragen außerhalb von Sitzungen kein Sitzungsgeld anfallen soll. Dies soll auch weiterhin so bleiben. Jetzt soll zusätzlich ebenso klargestellt werden, dass bei der Teilnahme an Präsenzsitzungen per Telefon- oder Videokonferenz und bei einer Teilnahme an einer Aufsichtsratssitzung, die gänzlich in Form einer Telefon- oder Videokonferenz abgehalten wird, ein Sitzungsgeld gewährt werden soll. Alle übrigen Bestimmungen zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats sollen unverändert fortbestehen.

Deshalb schlagen Aufsichtsrat und Vorstand vor zu beschließen, die zum Tagesordnungspunkt 7 der Hauptversammlung vom 23. Mai 2013 unter Ziffer III. beschlossene Regelung zur Zahlung von Sitzungsgeld aufzuheben und wie folgt neu zu fassen:

 

'Jedes Mitglied des Aufsichtsrats und jedes Mitglied eines Ausschusses des Aufsichtsrats erhält zusätzlich je Sitzungsteilnahme ein Sitzungsgeld von 500,00 EUR. Dies gilt auch für die Teilnahme an einer Präsenzsitzung per Telefon- oder Videokonferenz und bei der Teilnahme an einer Sitzung, die gänzlich in Form einer Telefon- oder Videokonferenz abgehalten wird. Die Mitglieder eines Ausschusses erhalten bei Teilnahme an Ausschusssitzungen, die am Tage einer Aufsichtsratssitzung stattfinden, kein Sitzungsgeld. Die Teilnahme an einer kurzen fernmündlichen Konsultation und Beschlussfassung zu Einzelfragen gilt nicht als Sitzungsteilnahme.'

 

Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 5 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten:

 

Klaus Papenburg, Halle/Saale
Mitglied des Vorstands der GP Günter Papenburg AG

Persönliche Daten:

Geburtsjahr: 1970
Geburtsort: Großburgwedel
Nationalität: deutsch

Ausbildung:

Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Passau zum Diplom-Kaufmann

Beruflicher Werdegang:

1998 Geschäftsführer diverser Unternehmen der GP Günter Papenburg AG
1999 - 2019 Mitglied im Aufsichtsrat der GP Günter Papenburg AG
seit 2019 Mitglied des Vorstands der GP Günter Papenburg AG

Besondere Kenntnisse und Erfahrungen für die Aufsichtsratstätigkeit:
Herr Papenburg verfügt aufgrund seiner wirtschaftswissenschaftlichen Hochschulbildung über besondere Fachkenntnisse in wirtschaftlicher Hinsicht und konnte als Unternehmer und langjähriger Geschäftsführer in diversen Gesellschaften des Maschinenbaus, der Baustoffindustrie, des Baugewerbes und des Transportwesens reichhaltige Erfahrungen in der Unternehmensführung sammeln, die er bei der Beratung des Salzgitter-Konzerns einbringen kann.

 

Frank Klingebiel, Salzgitter
Hauptamtlicher Oberbürgermeister der kreisfreien Stadt Salzgitter

Persönliche Daten:

Geburtsjahr: 1964
Geburtsort: Salzgitter-Bad
Nationalität: deutsch

Ausbildung:

1984 - 1987 Ausbildung für die Laufbahn des gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienstes in der Bundesvermögensverwaltung; Fachhochschulabschluss: Diplom-Finanzwirt

Beruflicher Werdegang:

1987 - 1988 Bundesvermögensamt Soltau (Liegenschaften)
1988 - 1989 Grundwehrdienst
1989 - 1994 Landkreis Goslar (Personalwesen und Kommunalaufsicht)
1994 - 1997 Niedersächsisches Ministerium für Wirtschaft, Technologie und Verkehr (Eich- und Messwesen, öffentliches Preisrecht)
1997 - 2006 Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport (Oberste Finanzaufsicht über Landkreise und kreisfreie Städte, Verwaltung des Bedarfszuweisungsfonds von 100 Mio. EUR/Jahr nach dem niedersächsischen Finanzausgleichsgesetz)
seit 2006 Hauptamtlicher Oberbürgermeister der kreisfreien Stadt Salzgitter

Sonstige Tätigkeiten:

*

Vizepräsident der Deutschen Sektion des Rates der Gemeinden und Regionen Europas (RGRE)

*

Mitglied im Präsidium des Deutschen Städtetages (DST) und des Deutschen Städte- und Gemeindebundes (DStGB)

*

Vizepräsident des Niedersächsischen Städtetages (NST)

*

Mitglied in verschiedenen Verbandsgremien, Stiftungsgremien und regionalen Beiräten

Besondere Kenntnisse und Erfahrungen für die Aufsichtsratstätigkeit:
Herr Klingebiel erwarb durch Ausbildung und Fachhochschulstudium besondere verwaltungswissenschaftliche Fachkenntnisse sowie in seiner langjährigen Tätigkeit in verschiedenen Bereichen der Verwaltung - seit langem in hochrangiger Funktion - reiche Erfahrung im Ausgleich verschiedener Interessen und ist daher in besonderer Weise in der Lage, bei der Beratung des Vorstands durch den Aufsichtsrat die Interessen der am Unternehmen beteiligten Stakeholder bei Bedarf in Einklang zu bringen.

 

Anmeldung und weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

Da die Durchführung von Veranstaltungen wie die einer Hauptversammlung mit physischer Präsenz ihrer Teilnehmer wegen der COVID-19-Pandemie gegenwärtig nicht zulässig ist und aufgrund der anhaltenden Infektionsgefahr und Gesundheitsgefährdungen auch in den nächsten Monaten voraussichtlich nicht zulässig sein wird, hat der Vorstand gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie1 beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Dem hat der Aufsichtsrat zugestimmt. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses 2020 und des Lageberichts mit den Erläuterungen des Vorstands an die Hauptversammlung sowie die anstehenden Beschlussfassungen der Hauptversammlung nicht auf unbestimmte Zeit hinausgeschoben werden und dass die Aktionäre möglichst zeitnah über die aktuelle Lage des Unternehmens informiert werden.

Die Hauptversammlung wird somit ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Aktionäre haben jedoch die Möglichkeit, die gesamte Versammlung im Internet zu verfolgen, im Vorfeld Fragen zu stellen und ihre Stimme abzugeben. Im Folgenden wird erläutert, was dazu erforderlich ist:

1 COVID-19-Pandemie-Maßnahmen-Gesetz vom 27. März 2020, BGBl. I 2020, 570, zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Patentrecht (GesRGenRCOVMVV) vom 22. Dezember 2020, BGBl. 2020 Teil I, 3328, 3332, in Verbindung mit § 1 der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020, BGBl. I 2020, 2258, zuletzt geändert durch Art. 12 GesRGenRCOVMVV.

 

1.

Voraussetzung für die Verfolgung der gesamten virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Verfolgung der gesamten virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 12. Mai 2021 unter der Adresse

 

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in Textform angemeldet und ihre Berechtigung durch einen in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachgewiesen haben. Ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach § 67c Abs. 3 AktG reicht aus. Zur Fristwahrung ist der Eingang der Anmeldung und des Nachweises an der obigen Adresse maßgeblich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 28. April 2021 (0:00 Uhr) - im Folgenden 'Nachweisstichtag' - zu beziehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes auf den Nachweisstichtag erbracht hat. Mit der Anmeldung geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher, so dass Aktionäre auch nach erfolgter Anmeldung und Erbringung des Nachweises des Anteilsbesitzes weiterhin jederzeit frei über ihre Aktien verfügen können. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Verfolgung der Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußert haben. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, sind zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nicht berechtigt.

Die Aktionäre können die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises durch ihr depotführendes Institut vornehmen lassen; dazu ist das Institut rechtzeitig mit der Anmeldung zu beauftragen. Das Institut übernimmt die erforderliche Anmeldung und bestätigt der oben genannten Stelle den maßgeblichen Anteilsbesitz. Die angemeldeten Aktionäre erhalten daraufhin eine Stimmrechtskarte für die Hauptversammlung zugesandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarte sicherzustellen, empfehlen wir, die Anmeldung möglichst frühzeitig vorzunehmen. Die Stimmrechtskarte enthält die Angaben, die für den Zugang zur Verfolgung der Versammlung im Internet, zur Einreichung von Fragen und zur Ausübung des Stimmrechts benötigt werden.

2.

Ausübung des Stimmrechts

Zur Ausübung des Stimmrechts haben die Aktionäre folgende Möglichkeiten:

*

Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

*

Briefwahl

*

Bevollmächtigung eines Dritten, der das Stimmrecht durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder per Briefwahl ausüben kann.

Diese Möglichkeiten werden im Folgenden näher erläutert. Damit in der Hauptversammlung ein hoher Anteil des Grundkapitals vertreten ist, bitten wir, das Stimmrecht durch Nutzung von einer der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten auszuüben.

a)

Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Wir bieten den Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung ihres Stimmrechts in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter Ziffer 1. beschrieben und dann die Erteilung einer Vollmacht erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Es wird gebeten, für die Vollmachtserteilung das der Stimmrechtskarte beigefügte Vollmachtsformular zu verwenden. Bei der Vollmachtserteilung müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Es besteht die Möglichkeit, die Vollmacht mit den Weisungen entweder bis spätestens 18. Mai 2021, 24:00 Uhr (Eingang) per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Adresse

 

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zu senden oder der Gesellschaft über den elektronischen Online-Service unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten zu übermitteln. Über den elektronischen Online-Service können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft noch während der Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung erteilt oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird das Ende der Abstimmung einige Zeit vorher ankündigen. Zum angekündigten Zeitpunkt des Endes der Abstimmung wird der Online-Service für die Abstimmung geschlossen. Auch nach Erteilung der Vollmacht kann der Aktionär weiterhin frei über seine Aktien verfügen.

b)

Ausübung des Stimmrechts per Briefwahl

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben (Briefwahl). Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter Ziffer 1. beschrieben erforderlich.

Zur schriftlichen Stimmabgabe wird gebeten, das der Stimmrechtskarte beigefügte Briefwahlformular zu verwenden. Es besteht die Möglichkeit, die Stimmabgabe entweder schriftlich bis spätestens 18. Mai 2021, 24:00 Uhr (Eingang) per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Adresse

 

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zu senden oder der Gesellschaft über den elektronischen Online-Service unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten zu übermitteln. Über den elektronischen Online-Service kann die Stimmabgabe per Briefwahl noch während der Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung erteilt oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird das Ende der Abstimmung einige Zeit vorher ankündigen. Zum angekündigten Zeitpunkt des Endes der Abstimmung wird der Online-Service für die Abstimmung geschlossen. Auch nach Stimmabgabe per Briefwahl kann der Aktionär weiterhin frei über seine Aktien verfügen.

c)

Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl zur Ausübung ihrer Stimmrechte bevollmächtigen. Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter Ziffer 1. beschrieben erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, es sei denn, die Vollmachtserteilung erfolgt an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder an im Hinblick auf die Stimmrechtsausübung nach den aktienrechtlichen Bestimmungen diesen gleichgestellte Personen. Es wird gebeten, für die Vollmachtserteilung das der Stimmrechtskarte beigefügte Vollmachtsformular zu verwenden. Auch nach Erteilung der Vollmacht kann der Aktionär weiterhin jederzeit frei über seine Aktien verfügen.

Die Vollmacht kann dem Bevollmächtigten mit der Stimmrechtskarte ausgehändigt, der Gesellschaft über den elektronischen Online-Service unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten oder der Gesellschaft per Email unter

Salzgitter-HV2021@computershare.de

übermittelt werden. Der Bevollmächtigte kann das Stimmrecht durch Unterbevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (siehe Ziffer 2 a) oder im Wege der Briefwahl (siehe Ziffer 2 b) ausüben. Erteilung und Widerruf der Vollmacht sind elektronisch vor und während der Hauptversammlung möglich.

3.

Bild und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung wird in Bild und Ton übertragen. Die Übertragung ist allen Aktionären, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben, unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten zugänglich.

4.

Rechte der Aktionäre

a)

Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Absatz 2 AktG)

Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von 500.000,00 EUR am Grundkapital der Gesellschaft (entsprechend 185.927 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich unter der folgenden Adresse bis zum 18. April 2021 zugegangen sein:

 

Salzgitter AG
Abteilung Recht und Versicherungen
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter

Die Antragsteller haben dabei nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Als Nachweis hierfür ist eine entsprechende Bestätigung durch das depotführende Institut einzureichen.

b)

Gegenanträge und Wahlvorschläge (§ 126 Absatz 1 und § 127 AktG)

Gegenanträge von Aktionären und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern sind einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung (Wahlvorschläge brauchen nicht begründet zu werden) und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn sie der Gesellschaft bis zum 4. Mai 2021 mit Begründung (Wahlvorschläge brauchen nicht begründet zu werden) unter der Adresse

 

Salzgitter AG
Abteilung Recht und Versicherungen
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter
Fax-Nr. +49 (0) 5341 21-2921
hv@salzgitter-ag.de

zugehen und die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Entsprechend bis zum 4. Mai 2021 zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Gegenantrag oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

c)

Fragerecht

Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben, haben das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen an den Vorstand zu Angelegenheiten der Gesellschaft, den rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie zur Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu richten, soweit die erbetene Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Entsprechende Fragen sind der Gesellschaft bis spätestens 17. Mai 2021, 24:00 Uhr über den elektronischen Online-Service unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten zu übermitteln. Der Vorstand entscheidet - entsprechend der gesetzlichen Regelung- nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Die Beantwortung erfolgt ausschließlich in der Hauptversammlung.

d)

Widerspruchsmöglichkeit

Aktionäre, die ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch Bevollmächtigte ausgeübt haben, haben von Beginn der Hauptversammlung an bis zum Ende der Hauptversammlung die Möglichkeit, über den elektronischen Online-Service unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlung

unter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten gegen einzelne Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch einzulegen.

5.

Veröffentlichungen auf der Internetseite

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind unter der Internetadresse

https://www.salzgitter-ag.com

abrufbar.

6.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Stimmrechtskartennummer und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmacht. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

a)

Verantwortlicher, Zweck und Rechtsgrundlage

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f), um eine ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten.

b)

Empfänger

Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater, die von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten erhalten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt.

c)

Speicherungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

d)

Betroffenenrechte

Die zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre und Aktionärsvertreter haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kapitel III DSGVO. Außerdem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten der Gesellschaft lauten:

 

Salzgitter AG
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

 

datenschutz.holding@salzgitter-ag.de
Telefon: +49 (0) 5341 21-01

oder unter folgender Adresse:

 

Salzgitter AG
Datenschutzbeauftragter
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter

7.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt die Gesamtzahl der Aktien und die Gesamtzahl der Stimmrechte jeweils 60.097.000. Es bestehen keine unterschiedlichen Gattungen von Aktien.

 

Salzgitter, im April 2021

Salzgitter Aktiengesellschaft

Der Vorstand



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Medienarchiv unter http://www.dgap.de



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