Aves One AG
Hamburg
– ISIN: DE000A168114 – WKN: A16811 –
Einberufung der Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am Freitag, den 13. August 2021, um 10:00 Uhr in Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im Internet erfolgen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen
Anmeldung zur Hauptversammlung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Große
Elbstraße 61, 22767 Hamburg.
I. Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Aves One AG und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020
sowie des Lageberichts und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2020 mit dem Bericht des Aufsichtsrats und dem Bericht
des Vorstands mit den erläuternden Angaben gemäß §§ 289a, 315a HGB
Zu Tagesordnungspunkt 1 ist eine Beschlussfassung nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss
gemäß § 172 AktG bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Die vorgelegten Unterlagen dienen der
Unterrichtung der Hauptversammlung über das abgelaufene Geschäftsjahr und die Lage der Gesellschaft sowie des Konzerns. Sämtliche
vorstehende Unterlagen sind unter
https://www.avesone.com/de/finanzberichte
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zugänglich.
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach Saldierung des im Geschäftsjahr 2020 erwirtschafteten Jahresfehlbetrags von
EUR -1.678.452,87 mit dem Gewinnvortrag des Vorjahres von EUR 3.217.395,97 verbleibenden Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr
2020 von EUR 1.538.943,10 wie folgt zu verwenden:
Der Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2020 in Höhe von EUR 1.538.943,10 wird in voller Höhe auf neue Rechnung vorgetragen.
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
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5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 und für die prüferische Durchsicht von
Zwischenfinanzberichten
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PriceWaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft,
Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 und zum Abschlussprüfer für eine etwaige
prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2021 sowie für eine etwaige prüferische Durchsicht
von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2022, die vor der ordentlichen Hauptversammlung 2022 erstellt werden, zu
wählen.
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6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder
Nach § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre über
die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder, ebenso bei jeder wesentlichen
Änderung des Vergütungssystems. Die Bestimmung wurde durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie
in das Aktiengesetz eingefügt und ist gemäß § 26j Abs.1 Satz 1 EGAktG spätestens für die Durchführung von ordentlichen Hauptversammlungen
zu beachten, die nach dem 31. Dezember 2020 stattfinden. Damit ist in dieser ordentlichen Hauptversammlung der Aves One AG
am 13. August 2021 erstmals eine Beschlussfassung über das Vergütungssystem vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung
am 10. Mai 2021 das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder unter Beachtung von § 87a Abs. 1 AktG sowie der Empfehlungen
des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) mit Wirkung zum 1. Januar 2021 beschlossen. Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder ist nachstehend dargestellt
und über die Internetadresse
www.avesone.com/hauptversammlung
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verfügbar.
Der Aufsichtsrat schlägt folgenden Beschluss vor:
Das nachfolgend dargestellte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder, über das der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am
10. Mai 2021 beschlossen hat, wird gebilligt.
Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder
A. |
Grundlagen und Zielsetzung
Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zielt darauf ab, die Vorstandsmitglieder entsprechend ihrem Aufgaben- und
Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten und die Leistung eines jeden Vorstandsmitglieds sowie den Erfolg des Unternehmens
unmittelbar zu berücksichtigen. Die Struktur des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder der Aves One AG zielt auf eine
nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes und eine erfolgsorientierte Unternehmensführung ab.
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B. |
Verfahren
Der Aufsichtsrat setzt das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder in Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben in §§ 87
Abs. 1, 87a Abs. 1 AktG fest. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat externe Berater hinzuziehen, die von Zeit zu Zeit gewechselt
werden. Bei deren Mandatierung wird auf ihre Unabhängigkeit geachtet. Die geltenden Regelungen des Aktiengesetzes und des
DCGK zur Behandlung von Interessenkonflikten im Aufsichtsrat werden auch beim Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur
Überprüfung des Vergütungssystems beachtet. Sollte ein Interessenkonflikt bei der Fest- und Umsetzung sowie der Überprüfung
des Vergütungssystems auftreten, wird der Aufsichtsrat diesen ebenso behandeln wie andere Interessenkonflikte in der Person
eines Aufsichtsratsmitglieds, sodass das betreffende Aufsichtsratsmitglied an der Beschlussfassung oder, im Falle eines schwereren
Interessenkonflikts, auch an der Beratung nicht teilnehmen wird. Sollte es zu einem dauerhaften und unlösbaren Interessenkonflikt
kommen, wird das betreffende Aufsichtsratsmitglied sein Amt niederlegen. Dabei wird durch eine frühzeitige Offenlegung etwaiger
Interessenkonflikte sichergestellt, dass die Entscheidungen vom Aufsichtsrat nicht durch sachwidrige Erwägungen beeinflusst
werden.
Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Billigt die Hauptversammlung
das jeweils zur Abstimmung gestellte Vergütungssystem nicht, wird nach § 120a Abs. 3 AktG spätestens in der darauffolgenden
ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zum Beschluss vorgelegt.
Das Vergütungssystem wird durch den Aufsichtsrat regelmäßig überprüft. Bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems,
mindestens jedoch alle vier Jahre, wird das Vergütungssystem nach § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG der Hauptversammlung zur Billigung
vorgelegt.
Das vorliegende Vergütungssystem gilt für die Vergütung aller Vorstandsmitglieder der Aves One AG ab dem 1. Januar 2021.
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C. |
Erläuterungen zur Festlegung der konkreten Ziel-Gesamtvergütung
Der Aufsichtsrat legt im Einklang mit dem Vergütungssystem jeweils für das bevorstehende Geschäftsjahr die Höhe der Ziel-Gesamtvergütung
für jedes Vorstandsmitglied fest. Richtschnur hierfür ist, dass die jeweilige Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zu
den Aufgaben und Leistungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft steht, die übliche Vergütung
nicht ohne besondere Gründe übersteigt und auf eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Aves One AG ausgerichtet
ist. Zu diesem Zweck werden sowohl externe als auch interne Vergleichsbetrachtungen angestellt.
Bei der Beurteilung wird sowohl die Vergütungsstruktur als auch die Höhe der Vergütung der Vorstandsmitglieder insbesondere
im Vergleich zum externen Markt (horizontale Angemessenheit) sowie zu den sonstigen Vergütungen im Unternehmen (vertikale
Angemessenheit) gewürdigt. Für den externen Vergleich werden Unternehmen aus einem vergleichbaren Geschäftsfeld und/oder (börsennotierte)
Unternehmen in vergleichbarer Größe herangezogen.
Bei der vertikalen Angemessenheit wird unternehmensintern die Relation der Vergütung der Vorstandsmitglieder zur durchschnittlichen
Vergütung der ersten Konzernebene sowie zur Vergütung der Gesamtbelegschaft ermittelt und diese Relation mit der Vergütung
in den zuvor genannten Unternehmen vergleichbarer Größe verglichen und auf Marktangemessenheit geprüft, wobei auch die zeitliche
Entwicklung der Vergütung berücksichtigt wird. Der Aufsichtsrat legt fest, wie der obere Führungskreis und die relevante Belegschaft
abzugrenzen sind und wie die Vergütung im Vergleich dazu beurteilt wird.
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D. |
Bestandteile des Vergütungssystems
Das Vergütungssystem der Vorstandsmitglieder setzt sich aus einer festen, monatlich zahlbaren Grundvergütung, welche die Aufgaben
und Leistungen der Vorstandsmitglieder berücksichtigt, einer von der Erreichung der jährlichen Performanceziele des Unternehmens
abhängigen, kurzfristigen variablen Vergütung in Form eines Bonus und einer Langfristvergütung, die unmittelbar mit der Wertentwicklung
des Unternehmens im Zusammenhang steht und somit einen Anreiz für nachhaltiges Engagement für das Unternehmen schaffen soll,
zusammen.
Darüber hinaus werden die üblichen Nebenleistungen gewährt. Insgesamt trägt die Vergütung zur langfristigen Entwicklung der
Gesellschaft bei.
Die Vergütungsbestandteile teilen sich in feste erfolgsunabhängige Komponenten (Jahresfestgehalt, Sachbezüge und Nebenleistungen)
und in variable erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile (kurzfristige variable Vergütung und langfristige variable Vergütung),
auf.
Bei der Festsetzung der variablen Vergütung stellt der Aufsichtsrat sicher, dass der Anteil der langfristig variablen Zielvergütung
stets den der kurzfristig variablen Zielvergütung übersteigt. Unter Beachtung dieses Prinzips hat der Aufsichtsrat die Möglichkeit,
innerhalb der vorgegebenen Bandbreiten einen höheren langfristig variablen Anteil zu definieren, um die Vergütung der Vorstandsmitglieder
noch stärker auf die langfristige Unternehmensentwicklung auszurichten.
Vergütungsbestandteile der Vorstandsmitglieder
Ziel-Gesamtvergütung
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Langfristvergütung
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Feste Vergütung
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Kurzfristiger Bonus
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(bei 100% Zielerreichung)
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(Jahresfestgehalt, Sachbezüge und Nebenleistungen)
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(bei 100 % Zielerreichung)
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ca. 13,13 %
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ca. 75,00 %
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ca. 11,88 %
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1. |
Erfolgsunabhängige Komponenten
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1.1. |
Jahresfestgehalt
Das Jahresfestgehalt ist eine auf das jeweilige Geschäftsjahr bezogene Barvergütung, die sich insbesondere an dem Verantwortungsumfang
des jeweiligen Vorstandsmitglieds orientiert. Das individuell festgelegte Fixeinkommen wird in zwölf gleichen Teilen ausgezahlt.
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1.2. |
Sachbezüge und sonstige Nebenleistungen
Sachbezüge und sonstige Nebenleistungen enthalten insbesondere Sachleistungen wie Dienstwagen, die Zahlung von Beiträgen für
übliche Versicherungen etwa für den Todesfall oder Fortzahlung der Bezüge bei Krankheit, Unfall und Tod. Ferner werden dem
Vorstandsmitglied Reisekosten und sonstige Aufwendungen im Interesse der Gesellschaft in angemessenem Rahmen erstattet.
Mit Abschluss des Vorstandsdienstvertrags hat das Vorstandsmitglied für die Zeit seiner Bestellung als Vorstandsmitglied Anspruch
auf eine D&O-Versicherung gegen Risiken seiner Tätigkeit als Organ der Gesellschaft in angemessenem Umfang auf Kosten der
Gesellschaft. Der Versicherungsschutz soll auch nach Ausscheiden des Vorstandsmitglieds weitergelten, sofern Tätigkeiten und
Handlungen während der Dauer dieses Vertrages betroffen sind. Die Versicherung muss einen Selbstbehalt von mindestens 10 %
des Schadens bis mindestens zur Höhe des 1,5-fachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds vorsehen.
Art und Inhalt der Nebenleistungen können sich auch ändern abhängig von den persönlichen Verhältnissen des einzelnen Vorstandsmitglieds.
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1.3. |
Versorgungszusagen/Versorgungsbezüge
Versorgungszusagen gibt es nicht.
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2. |
Erfolgsabhängige Komponenten
Die Vorstandsmitglieder erhalten des Weiteren eine variable Erfolgsvergütung (‘Bonus‘). Die Höhe des jeweiligen Bonus wird nach Maßgabe des wirtschaftlichen Erfolgs des Unternehmens und der individuellen, von
dem jeweiligen Vorstandsmitglied für die Gesellschaft erbrachten Leistungen bemessen. Einzelheiten über die Ausgestaltung
und die Gewichtung der Bemessungskriterien wurden von der Gesellschaft und den Vorstandsmitgliedern in einer gesonderten Vereinbarung
niedergelegt, wobei hierin berücksichtigt wird, dass sich die Bewertungskriterien überwiegend an mehrjährigen Bemessungsgrundlagen
orientieren oder eine längerfristige Betrachtung Einfluss auf den Auszahlungsbetrag haben wird und somit die Bewertungskriterien
eine nachhaltige Unternehmensentwicklung fördern.
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2.1. |
Kurzfristige variable Vergütung
Die kurzfristige Vergütungskomponente (Short-Term-Incentive (STI)) orientiert sich zum einen an der finanziellen Kenngröße
EBITDA des Konzerns vor Abzug der Boni und der Erreichung von mit dem jeweiligen Vorstandsmitglied individuell vereinbarten
persönlichen Ziele. Dabei wird ein low case, ein base case und ein best case festgelegt, im Rahmen dessen dann einzelne Bestandteile
der Erfolgsfaktoren erreicht werden müssen, um so anteilig zum Bonus beizutragen. Als individuelle Ziele kommen insbesondere
in Betracht:
– |
Investitionsvolumen p.a. liegt mehr als 10 % über dem Wert in der Planungsrechnung
|
– |
Stärkere Fokussierung auf Nachhaltigkeitsaspekte, bspw. durch Etablierung bzw. Ausbau eines Nachhaltigkeitsmanagements
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– |
Abschluss von wesentlichen Verträgen zur weiteren Geschäftsentwicklung (z.B. Asset Management Agreements)
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Dabei werden im Rahmen dieses Bausteins die individuellen Ziele kurzfristig ausgerichtet. Der Aufsichtsrat legt für die Vorstandsmitglieder
individuelle Zielbeträge bei Erreichung von 100% des Zielergebnisses sowie Maximalbeträge für das jeweilige Geschäftsjahr
(Bonus-Cap) fest.
Die Ziele der Vorstandsmitglieder werden jährlich vom Aufsichtsrat zu Beginn des Geschäftsjahres festgelegt und der Grad der
Zielerreichung wird nach Ablauf des Geschäftsjahres durch den Aufsichtsrat festgestellt.
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2.2. |
Langfristige variable Vergütung
Den Mitgliedern des Vorstandes wird im Rahmen einer Long-Term-Incentive (LTI) eine langfristige variable Vergütung gewährt.
Bemessungsgrundlage für die Langfristvergütung im Allgemeinen ist die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes.
Die Berechnung des jährlichen Auszahlungsbetrags ergibt sich aus der Erreichung des EBITDA gemäß einer Dreijahresplanung und
dem Erreichungsgrad von mit den Vorstandsmitgliedern individuell vereinbarten persönlichen Zielen. Die individuellen Ziele
können auch hier ähnliche Themengebiete wie bei der kurzfristigen Vergütung umfassen, sind aber jeweils langfristig auszugestalten.
Wie im Rahmen der kurzfristigen variablen Vergütung wird auch für die langfristige Vergütung ein low case, ein base case und
ein best case festgelegt, im Rahmen dessen dann einzelne Bestandteile der Erfolgsfaktoren erreicht werden müssen, um so anteilig
zum Bonus beizutragen. Der Aufsichtsrat legt auch hier für die Vorstandsmitglieder individuelle Zielbeträge bei Erreichung
von 100% des Zielergebnisses sowie Maximalbeträge für das jeweilige Geschäftsjahr (Bonus-Cap) fest.
Das Erreichen der Jahresziele wird in jedem Geschäftsjahr von dem Aufsichtsrat binnen 30 Kalendertagen nach Feststellung des
Jahresabschlusses evaluiert und dem Vorstand mitgeteilt. Sofern die Voraussetzungen für eine Bonifizierung vorliegen, wird
dem Vorstand in den ersten beiden Jahren der Laufzeit binnen 30 Tagen nach der Mitteilung der Zielerreichung ein Betrag in
Höhe von 50% des festgesetzten LTI ausgezahlt.
Die im Unternehmen verbleibenden restlichen 50% des LTI dem Vorstandsmitglied werden durch Zuteilung von sogenannten LTI Units
gewährt. Die LTI Units gewähren am Ende der Laufzeit des LTI einen Anspruch auf eine Leistung gemäß dem Wert der der Anzahl
der Units entsprechenden Anzahl an Aktien der Gesellschaft (‘LTI-Anspruch’). Die Anzahl der LTI Units errechnet sich, indem
der Betrag von 50% des LTI durch den Referenzkurs am Tag der Fälligkeit des LTI geteilt und auf die nächste ganze Zahl aufgerundet
wird. Der Referenzkurs entspricht dem Durchschnitt der Schlusskurse der Aktien der Gesellschaft im XETRA-Handel in dem Kalenderjahr,
das vor dem Jahr liegt, in das der Tag der Fälligkeit des LTI fällt.
Die Gewährung von LTI Units trägt zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft bei und fördert die Geschäftsstrategie, indem
die Vorstände ein mit den Aktionären parallel laufendes Interesse an einer langfristig über mehrere Jahre laufenden positiven
Entwicklung des Unternehmenswertes und der Geschäftsaussichten haben und somit eine Förderung dieser langfristigen Perspektive
positiv incentiviert wird.
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E. |
Festlegung der Maximalvergütung
Die Maximalvergütung beträgt EUR 600.000,00 je Vorstandsmitglied und orientiert sich an den jeweils maximal möglichen erfolgsunabhängigen
und erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteilen.
Um dem Aufsichtsrat in besonderen Fällen wie wesentlichen M&A-Transaktionen die Möglichkeit zu geben, einem oder mehreren
Vorstandsmitgliedern eine besondere Anerkennung in Form weiterer variabler Vergütungsbestandteile zu gewähren, kann die vorgenannte
jährliche Maximalvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder aufgrund einer Sondervergütung in solchen Fällen um weitere bis
zu EUR 600.000,00 je Vorstandsmitglied erhöht werden.
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F. |
Laufzeit der Dienstverträge und Kündigungsfristen
Die jeweiligen Dienstverträge sind befristet abgeschlossen und enden automatisch, wenn die Befristung abläuft. Im Übrigen
sind die Dienstverträge an die organschaftliche Bestellung des Vorstandsmitglieds gekoppelt und enden, ohne dass es einer
besonderen hierauf gerichteten Erklärung eines der Vertragspartner bedarf, wenn auch die organschaftliche Bestellung als Vorstandsmitglied
endet. Im Falle der Wiederbestellung des Vorstandsmitglieds gilt der jeweilige Dienstvertrag für die Dauer der Verlängerung
der Amtsperiode fort.
Die aktuellen Dienstverträge sowie die Bestellung zum Vorstandsmitglied sind wie folgt festgelegt:
* |
Sven Meißner |
bis |
31. Januar 2024 |
* |
Tobias Aulich |
bis |
31. Januar 2025 |
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G. |
Abfindungs-Cap bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit
Entsprechend dem Deutschen Corporate Governance Kodex sollen die Dienstverträge aller Vorstandsmitglieder eine generelle Begrenzung
einer etwaigen Abfindung (Abfindungs-Cap) vorsehen, nach der Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung
der Vorstandstätigkeit den Wert von zwei Jahresvergütungen einschließlich variabler Vergütungsbestandteile nicht überschreiten,
keinesfalls aber mehr als die Restlaufzeit des Dienstvertrags vergüten dürfen. Für den Fall einer Vertragsbeendigung aus einem
von dem Vorstandsmitglied zu vertretenden wichtigen Grund sehen die Dienstverträge keine Abfindung vor. Bei der Berechnung
dieses Abfindungs-Caps ist auf die Gesamtvergütung einschließlich Nebenleistungen des abgelaufenen Geschäftsjahres und gegebenenfalls
auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abzustellen.
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7. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
Nach § 113 Abs. 3 Satz 1 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
Beschluss zu fassen. Die Bestimmung ist durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) neu
gefasst worden und gemäß § 26j Abs.1 Satz 1 EGAktG spätestens für die Durchführung von ordentlichen Hauptversammlungen zu
beachten, die nach dem 31. Dezember 2020 stattfinden
Der Aufsichtsrat hat entschieden, die Vergütung des Aufsichtsrates gemäß den neuen Vorgaben zur Entscheidung der Hauptversammlung
vorzulegen. Die gegenwärtigen Regelungen zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, wie sie in § 11 der Satzung der Aves One
AG (Stand: 23. Juli 2020) festgesetzt sind, wurden am 28. Juli 2016 von der Hauptversammlung beschlossen.
Die vorgeschlagenen Vergütungsregelungen für die Aufsichtsratsmitglieder sind nachstehend dargestellt und über die Internetadresse
www.avesone.com/hauptversammlung
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verfügbar.
Dies entspricht insbesondere auch der Anregung G.18 Satz 1 des neuen DCGK und sieht vor, dass die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
nur noch aus einer Festvergütung besteht.
a) |
Vergütungssystem für den Aufsichtsrat gemäß §§ 113 Abs. 3 Satz 1, 87a Abs. 1 Satz 2 AktG
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Der Vorstand und der Aufsichtsrat schlagen vor, das nachfolgend dargestellte Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats
zu beschließen:
Die Vergütung des Aufsichtsrates wird in § 11 der Satzung der Gesellschaft zusammen mit einem konkretisierenden Beschluss
der Hauptversammlung geregelt.
Das Vergütungssystem trägt der Verantwortung und dem Tätigkeitsumfang der Aufsichtsratsmitglieder Rechnung. Der Aufsichtsrat
leistet durch die ihm obliegende Leitung der Gesellschaft, Festlegung der Grundsätze der Geschäftsführung sowie Überwachung
der Vorstandsmitglieder einen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft.
Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben der Erstattung ihrer baren Auslagen und der jeweils auf die Vergütung und
die Auslagen anfallenden Umsatzsteuer jeweils eine feste jährliche Vergütung. Daneben trägt die Gesellschaft die Kosten einer
D&O-Versicherung für die Mitglieder des Aufsichtsrats in einem angemessenen Umfang bis zu einem Betrag in Höhe von EUR 6.000,00
pro Aufsichtsratsmitglied pro Jahr. Eine variable Vergütungskomponente ist nicht vorhanden. Nach Auffassung der Aves One AG
ist eine reine Festvergütung besser geeignet, die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder zu stärken und ihren Aufwand
angemessen zu vergüten.
Aufgrund der besonderen Natur der Aufsichtsratsvergütung, die für die Tätigkeit gewährt wird, die sich grundlegend von der
Tätigkeit der Arbeitnehmer der Gesellschaft und des Konzerns unterscheidet, kommt ein sogenannter vertikaler Vergleich mit
der Arbeitnehmervergütung nicht in Betracht.
Entsprechend der Empfehlungen des DCGK soll der höhere Aufwand des Vorsitzenden und der stellvertretenden Vorsitzenden des
Aufsichtsrats durch entsprechende zusätzliche Vergütung angemessen berücksichtigt werden
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das jeweilige Geschäftsjahr eine feste Vergütung in Höhe von EUR 25.000,00.
Der Vorsitzende erhält die doppelte Grundvergütung. Der stellvertretende Vorsitzende erhält die doppelte Grundvergütung, sofern
er Beauftragter des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und die Rechnungslegung ist.
Darüber hinaus werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats Auslagen, die mit der Aufsichtsratstätigkeit zusammenhängen, sowie
die auf die einzelne Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder etwaig entfallende Umsatzsteuer erstattet.
Für Aufsichtsratsmitglieder, die dem Aufsichtsrat nur während eines Teils des jeweiligen Geschäftsjahres angehören, wird die
Vergütung zeitanteilig gewährt.
Die Vergütung wird nach Ablauf der Hauptversammlung fällig, die den Jahresabschluss für das jeweilige Geschäftsjahr entgegennimmt
oder über seine Billigung entscheidet.
Zukünftig hat die Hauptversammlung mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu
fassen, wobei eine bestätigende Beschlussfassung zulässig ist. Zum Zwecke dieser Vorlage an die Hauptversammlung wird das
Vergütungssystem rechtzeitig einer Überprüfung unterzogen.
b) |
Beschlussfassung über die konkrete Vergütung
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Der Vorstand und der Aufsichtsrat schlagen vor, in Konkretisierung des vorstehenden Vergütungssystems folgenden Beschluss
zu fassen:
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das abgelaufene Geschäftsjahr 2020 und ab dem Geschäftsjahr 2021 eine feste
Grundvergütung in Höhe von EUR 25.000,00. Der Vorsitzende erhält die doppelte Grundvergütung. Der stellvertretende Vorsitzende
erhält die doppelte Grundvergütung, sofern er Beauftragter des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und die Rechnungslegung
ist. Daneben trägt die Gesellschaft die Kosten einer D&O-Versicherung für die Mitglieder des Aufsichtsrats in einem angemessenen
Umfang bis zu einem Betrag von EUR 6.000,00 pro Aufsichtsratsmitglied pro Jahr. Im Übrigen gelten die Regelungen in § 11 der
Satzung.
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II. Teilnahmevoraussetzungen und weitere Informationen
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger
EUR 13.015.053,00 und ist eingeteilt in 13.015.053 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital
von je EUR 1,00 und mit einer Stimme je Stückaktie. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Bekanntmachung
der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt dementsprechend 13.015.053. Aus von der Gesellschaft gehaltenen
eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (‘COVID-19-Gesetz‘).
Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet unter
www.avesone.com/hauptversammlung
Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung im Internet verfolgen, die sich in Textform (§ 126b BGB) in
deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts.
Zugangsdaten und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung
des Stimmrechts nachzuweisen. Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer
Sprache erforderlich. Ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG durch den Letztintermediär (d.h. das Institut, das für den Aktionär
die Depotkonten führt) ist ausreichend.
Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. auf den 23. Juli 2021
(0:00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung
des Stimmrechts ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.
Sowohl die Anmeldung als auch der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens am 6. August 2021 (24:00
Uhr) unter folgender Adresse zugehen:
Aves One AG c/o Bankhaus Gebr. Martin AG Schlossplatz 7 73033 Göppingen Telefax: +49 (7161) 969317 E-Mail: bgross@martinbank.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur,
wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen
oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang
und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes
gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, sind
nicht stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Die Anmeldung zur Hauptversammlung
hindert die Aktionäre im Übrigen nicht an der freien Verfügung über ihre Aktien.
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können
sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater
oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form-
und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der
Textform.
Die Aktionäre erhalten nach der Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten ein Formular zur Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten.
Das Formular zur Vollmachtserteilung an einen Bevollmächtigten steht auch im Internet unter
www.avesone.com/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung mittels der
zur Verfügung gestellten Formulare sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 12. August 2021 (Eingang bei der
Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
Aves One AG Große Elbstraße 61 22767 Hamburg Telefax: +49 (40) 238304699 E-Mail: hv@avesone.com
Ab dem 23. Juli 2021 kann die Erteilung von Vollmachten sowie ihr Widerruf elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem
der unter
www.avesone.com/hauptversammlung
bereitgestellte Online-Service der Gesellschaft genutzt wird.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können
im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu
erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.
Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft
benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen
ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über den Online-Service
der Gesellschaft, der ab dem 23. Juli 2021 zur Verfügung steht, unter
www.avesone.com/hauptversammlung
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter – auch vor dem 23.
Juli 2021 – bis zum 12. August 2021 unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt
werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare nach erfolgter Anmeldung zusammen mit der Zugangskarte. Die Vollmacht
und die Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens
bis zum 12. August 2021 (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
Aves One AG Große Elbstraße 61 22767 Hamburg Telefax: +49 (40) 238304699 E-Mail: hv@avesone.com
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung
teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung
einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich abgeben, ohne an der Hauptversammlung
teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung
zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht der Online-Service der Gesellschaft unter
www.avesone.com/hauptversammlung
ab dem 23. Juli 2021 bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre
nach ihrer Anmeldung.
Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl nach erfolgter Anmeldung auch das zusammen mit der Zugangskarte zugesandte
Formular benutzen. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis 12. August 2021 (Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft
unter der folgenden Adresse eingegangen sein:
Aves One AG Große Elbstraße 61 22767 Hamburg Telefax: +49 (40) 238304699 E-Mail: hv@avesone.com
Ergänzungsverlangen
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (das
entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung
gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das
Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung,
also bis spätestens zum Ablauf des 13. Juli 2021 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:
Aves One AG -Vorstand- Große Elbstraße 61 22767 Hamburg E-Mail: hv@avesone.com
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten
und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei
Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
www.avesone.com/hauptversammlung
veröffentlicht, wenn sie der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf
des 29. Juli 2021 (24:00 Uhr) an die folgende Adresse übersandt wurden:
Aves One AG Große Elbstraße 61 22767 Hamburg Telefax: +49 (40) 238304699 E-Mail: hv@avesone.com
Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung als
gestellt behandelt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht des Versammlungsleiters,
zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt davon unberührt.
Fragerecht
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der Versammlung
im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum 12. August 2021 (24:00 Uhr) über den Online-Service
der Gesellschaft unter
www.avesone.com/hauptversammlung
eingereicht werden. Der Online-Service der Gesellschaft einschließlich der Möglichkeit zur Übermittlung von Fragen steht den
Aktionären ab dem 23. Juli 2021 zur Verfügung.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2
Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne
Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen
Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär
oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende
der Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft unter
www.avesone.com/hauptversammlung
einreicht.
Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Diese Einladung, weitere Informationen und weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre sind auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
www.avesone.com/hauptversammlung
abrufbar.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Informationen zum Datenschutz
Die Aves One AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von
Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem
einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer). Die Verarbeitung
von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
erforderlich ist. Die Aves One AG ist rechtlich verpflichtet, eine Hauptversammlung durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen,
ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe von personenbezogenen
Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Aves One AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Aves One AG -Vorstand- Große Elbstraße 61 22767 Hamburg Telefax: +49 (40) 238304699 E-Mail: hv@avesone.com
Personenbezogene Daten, die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise
erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Aves One AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen
der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister,
wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem
Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich
verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z.B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere
Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von
bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge
von ihnen gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der
Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur
Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten ‘Logfiles’ verarbeitet, um die
Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den
von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung
gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag
unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, die Berichtigung sie selbst betreffender unrichtiger Daten
und die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie ein Recht auf Löschung von
unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht
und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter
das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf ‘Datenportabilität’).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an
hv@avesone.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Aves One AG erreichen Sie unter folgender Adresse:
OSYSON GmbH Max-Planck-Straße 7-9 27721 Ritterhude E-Mail: datenschutz@avesone.com
Hamburg, im Juli 2021
Aves One AG
Der Vorstand
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